 |
| Tổng quan quản lý hợp đồng trên VT Business Contracts |
Với chuỗi cung ứng ngày càng trở nên phức tạp, việc tìm cách hạn chế rủi ro, đảm bảo tính xuyên suốt trong hoạt động vận hành đã trở thành ưu tiên hàng đầu, nếu không muốn nói là sống còn đối với đại đa số doanh nghiệp. Trong đó, quy trình quản lý hợp đồng chính là một phần thiết yếu của nỗ lực này. Nếu được thực hiện đúng cách, hoạt động quản lý hợp đồng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh các sai sót có thể phát sinh, đồng thời đánh giá được hiệu quả bán hàng nhằm đưa ra các điều chỉnh phù hợp trong chính sách kinh doanh, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Đọc thêm bài viết: Vua hầm Đèo Cả số hóa thành công giải pháp quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng (QLHD) là gì?
* Lưu ý: Trong bài viết này, các khái niệm sẽ phần lớn đến nghiệp vụ quản lý hợp đồng bán. Các thông tin về quản lý hợp đồng mua sẽ được khai thác chi tiết trong một bài viết khác.
Quản lý hợp đồng (Contract Management hay Contract Adminstration) là các hoạt động/quy trình nghiệp vụ được thiết lập để khởi tạo, giám sát và báo cáo việc thực hiện hợp đồng.
Mục đích chính của việc quy trình quản lý hợp đồng là để theo dõi tính tuân thủ, các tiến trình thực thi hợp đồng của các bên liên quan. Quá trình này sẽ được tiến hành xuyên suốt kể từ thời điểm biên soạn, chỉnh sửa, ký kết và kéo dài cho đến khi hợp đồng hoàn thành hoặc các điều kiện thanh lý hợp đồng được thỏa mãn.
Quy trình soạn thảo quản lý hợp đồng VT Business Contract hiệu quả bao gồm 8 bước chính sau:
-
Bước 1: Xác định nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, các điều khoản đi kèm
-
Bước 2: Khởi tạo, soạn thảo hợp đồng, chuẩn bị các thông tin dịch vụ, điều khoản pháp lý để soạn thảo
-
Bước 3: Kiểm soát và phê duyệt đồng soạn thảo giữa 2 bên với nhau, so sánh sự thay đổi trong hợp đồng
-
Bước 4: Ký hợp đồng Online đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm thời gian cho hoạt động phê duyệt
-
Bước 5: Triển khai và thực thi hợp đồng, các điều khoản thực thi như trong cam kết hợp đồng đã ký kết
-
Bước 6: Theo dõi và đánh giá, đây là bước quan trọng, phải có bộ giải pháp theo dõi để đảm bảo tính minh bạch thông tin thanh toán theo đợt, tránh "quên" thất thoát chi phí, và những pháp lý rằng buộc, gây mất uy tín với đối tác/khách hàng
-
Bước 7: Quản lý rủi ro, bộ giải pháp thống kê báo cáo, các rủi ro có thể xảy ra, sắp xảy ra như cảnh báo thanh toán, nhắc nhở, và đánh giá khách hàng này có thực sự mang lại lợi nhuận nhiều như các khách hàng khác hay không
-
Bước 8: Lưu trữ và tìm kiếm mọi thông tin trên hợp đồng. Các thông tin hợp đồng được lưu trữ và trao đổi với khách hàng trên cùng 1 hệ thống của Vũ Thảo, dễ dàng tra cứu thông tin. Hoặc kế thừa những nội dung, điều khoản mới cho những hợp đồng sau này.
Quá trình từ lúc khởi tạo hợp đồng, đóng góp, chỉnh sửa, thống nhất điều khoản giữa 2 bên được thể hiện rõ, minh bạch mọi thông tin là điểm vô cùng quan trọng, việc ký hợp đồng và quản lý hợp đồng toàn trình Online 100% đảm bảo tính minh bạch tránh được nhiều rủi ro pháp lý, điều này chỉ có trên ứng dụng quản lý hợp đồng - VT Business Contract thực hiện được.
 |
| BOD Dashboard Kiểm soát dòng tiền, doanh thu và lợi nhuận trong doanh nghiệp trên VT DPM |
Tại sao doanh nghiệp phải chú trọng xây dựng quy trình soạn thảo quản lý hợp đồng?
Tuy là một quy trình quan trọng và có tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh, nhưng quản lý hợp đồng trước đây không nhận được nhiều sự chú ý của cấp lãnh đạo như các quy trình quản lý chuỗi cung ứng hay quy trình vận hành doanh nghiệp.
Trên thực tế, việc quản lý hợp đồng một cách lỏng lẻo hoặc không đầy đủ có thể tiềm ẩn rất nhiều rủi ro như:
-
Không thể phát hiện thiếu sót trong tuân thủ hợp đồng
-
Quy trình thanh toán không được theo dõi đầy đủ, dẫn đến chậm trễ trong giải ngân, công nợ kéo dài
-
Phát sinh các tranh chấp, kiện tụng trong quá trình thực thi hợp đồng
-
Gây mất uy tín, thời gian và chi phí khi xảy ra tranh cấp.
Do đó, việc xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng chặt chẽ và hiệu quả là một trong những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng lực và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như xây dựng mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tác trong chuỗi cung ứng cũng như khách hàng.
Đi kèm với sự phát triển của công nghệ số, các giải pháp quản lý hợp đồng cũng liên tục ra đời nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một công cụ dễ sử dụng, dễ làm quen nhưng vẫn mang lại hiệu quả quản trị vượt trội.
 |
| Tính năng trình ký, đang thực hiện, hợp đồng sắp trễ hạn, trễ hạn và đánh giá hiệu quả của hợp đồng trên VT DPM |
Vai trò của quy trình quản lý hợp đồng trong vận hành doanh nghiệp
Giải pháp quản lý hợp đồng tối ưu có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả vận hành bằng cách:
-
Cung cấp quy trình được chuẩn hóa theo từng bước, tránh các nhẫm lẫn, sai sót không đáng có trong quá trình chuẩn bị, soạn thảo, đàm phán, thực thi, tuân thủ, thanh lý và gia hạn hợp đồng
-
Tối ưu hóa toàn bộ quy trình hợp đồng giúp tối ưu chi phí, gia tăng doanh thu
-
Hệ thống báo cáo, biểu đồ theo thời gian thực cung cấp cho giới lãnh đạo những dữ liệu cần thiết để nghiên cứu, phân và theo đuổi các cơ hội đôi bên cùng có lợi với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng tiềm năng nhất
-
Dữ liệu minh bạch và được lưu trữ thống nhất sẽ tạo tiền đề cho các mối quan hệ chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đối tác/khách hàng
-
Đảm bảo doanh nghiệp và tất cả các bên liên quan đáp ứng tất cả các nghĩa vụ được liệt kê trong hợp đồng
-
Tránh các trường hợp bị đặt vào vào các tình huống rủi ro về mặt pháp lý. Đồng thời cung cấp công cụ giúp dễ dàng tạo ra các chính sách phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp cũng như dự phòng để nhận diện, giảm thiểu hoặc loại bỏ những rủi ro tiềm tàng trong tương lai
-
Một giải pháp quản lý hợp đồng hiệu quả và tối ưu theo nhu cầu của từng doanh nghiệp sẽ thúc đẩy các quy trình thiết yếu khác và cải thiện tối ưu hóa quy trình tổng thể bằng cách giảm tải các tác vụ không cần thiết, hay lặp đi lặp lại như nhập liệu, tìm kiếm, chỉnh sửa thủ công và các nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian khác
-
Tạo kho lưu trữ hợp đồng kỹ thuật số tập trung (có phần mềm quản lý hợp đồng) kết nối dữ liệu hợp đồng với các quy trình công việc thiết yếu khác, giúp dễ dàng phân tích dữ liệu mua hàng, đưa ra dự báo, báo cáo và kiểm toán chính xác và đảm bảo giá cả và điều khoản tốt nhất từ các nhà cung cấp tốt nhất cho tất cả hàng hóa và dịch vụ mua
-
Giảm tải cho bộ phận pháp lý trong quá trình tạo hợp đồng nhờ các bản sao và mẫu soạn sẵn được phê duyệt trước đó.
Tựu trung lại, việc tìm ra một quy trình QLHD được hiệu chỉnh và tối ưu hóa theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp sẽ sự cải thiện đáng kể hiệu suất tổng thể trong quản lý quy trình kinh doanh, năng suất và hiệu suất cạnh tranh của doanh nghiệp cũng từ đó mà tăng lên.
Xây dựng quy trình QLHD “Be Spoke” dành riêng cho doanh nghiệp của bạn với VT Business Contract
Được thiết kế dành riêng cho nhiệm vụ quản lý và theo dõi các hợp đồng bán sản phẩm và dịch vụ, VT Business Contract tập trung vào các tính năng nhằm tối đa hóa lợi ích doanh nghiệp trong quản trị hợp đồng bán.
VT Business Contract giúp doanh nghiệp giải quyết 2 bài toán lớn nhất trong công tác quản lý và theo dõi thực thi hợp đồng hiện nay, bao gồm:
-
Theo dõi thực hiện hợp đồng:
-
Quản lý được tình trạng thực hiện các hợp đồng đang còn hiệu lực
-
Quản lý công nợ phải thu từng theo khách hàng
-
Quản lý tình trạng thanh toán của hợp đồng.
-
Đánh giá hiệu quả bán hàng trên từng nhóm khách hàng: Đánh giá hiệu quả của từng hợp đồng và trên từng khách hàng, biết được khách hàng nào đem lại lợi nhuận cho công ty, từ đó có thể điều tiết nguồn lực để tối ưu hóa nguồn thu.
# Theo nguyên lý 80/20 của Pareto của thì 20% khách hàng đem lại 80% doanh thu cho công ty. Nếu doanh nghiệp định vị đúng và chăm sóc tốt nhóm 20% này thì hiệu quả công ty sẽ được cải thiện đáng kể.
Được xây dựng trên nền tảng DPM Platform của Vũ Thảo Technology, VT Business Contract sở hữu gần như mọi điểm mạnh của DPM bao gồm:
-
Khả năng tùy biến linh hoạt để phù hợp với văn hóa và phong cách làm việc của từng doanh nghiệp
-
Có thể kết nối với các giải pháp thông minh khác trong hệ sinh thái DPM Platform như ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng – VT CRM, cổng ký số online – Dsign…
-
Ready – to – use: Có thể đưa vào vận hành trong doanh nghiệp nhanh chóng nhờ được đóng gói đầy đủ với bộ quy trình chuẩn đã được ứng dụng thành công tại nhiều tập đoàn lớn đến cực lớn.
Do đó, VT Business Contract đang được đánh giá là một trong những giải pháp quản lý hợp đồng bán mạnh mẽ nhất trên thị trường, không chỉ sở hữu các tính năng cơ bản của một công cụ quản lý hợp đồng cần có, giải pháp của Vũ Thảo Technology còn mang lại cho doanh nghiệp chìa khóa để mở ra hành trình chuyển đổi số toàn diện, không giới hạn và đặc biệt là kho quy trình được xây dựng chuẩn hóa theo các tập đoàn, công ty hàng đầu, thuộc top 200 tại Việt Nam.
 |
| Nền tảng và hệ sinh thái công nghệ ứng dụng AI vào quản trị doanh nghiệp tổ chức của Vũ Thảo Technology |
Vũ Thảo Technology là một công ty có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số tốt nhất tại Việt Nam, đang phục vụ top 200 khách hàng có quy mô lớn như: tập đoàn Hoà Phát, hãng hàng không quốc gia Việt Nam - Vietnam Airlines, Petrolimex, tập đoàn EVN…
Chuyển đổi số là mục tiêu tối ưu quản trị, gia tăng doanh thu, đây là hành trình không có điểm kết thúc, Vũ Thảo sẽ là đối tác tin cậy để đồng hành cùng tổ chức, trong sứ mệnh thúc đẩy đổi mới sáng tạo và phát triển bền vững nhờ vào công nghệ, hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
-
Số điện thoại: 0901.170.659