Hiệu suất làm việc tăng 90% khi ký hợp đồng điện tử so với ký hợp đồng truyền thống ký tay, đóng mộc

Hợp đồng điện tử là gì?

Theo Luật giao dịch điện tử 2005, sửa đổi bổ sung năm 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin dữ liệu được số hóa, dữ liệu này được đảm bảo đầy đủ thông tin có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống. Lợi ích to lớn của hợp đồng điện tử đều thực hiện Online 100%, từ lúc khởi tạo, đồng soạn thảo, trao đổi, thương thảo điều kiện giao dịch, ký kết, theo dõi và quản lý hợp đồng đều được thực hiện Online trên 1 hệ thống duy nhất, nâng cao hiệu suất giao dịch.

Hợp đồng điện tử có nhiều ưu điểm tiện lợi có thể kế đến đó là các bên giao dịch và ký kết hợp đồng Online không phải gặp mặt, tiết kiệm thời gian và chi phí lên đến 90% so với ký hợp đồng truyền thống: không mất thời gian đi trình ký nội bộ, và gửi hồ sơ cho đối tác qua đơn vị chuyển phát, giảm chi phí lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm hồ sơ, an toàn hơn và hạn chế thất lạc hồ sơ.

Hợp đồng điện tử có vai trò lớn trong các giao dịch giữa các tổ chức, doanh nghiệp trong thời đại kinh tế số

Các thông tin cơ sở pháp lý của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng truyền thống, được pháp luật bảo vệ trong đó các thông tin trên hợp đồng điện tử sẽ cần phải có:

• Thông tin về các bên tham gia vào hợp đồng: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế (nếu có).

• Nội dung thực hiện hợp tác trong hợp đồng: Các điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.

• Chữ ký điện tử: Các bên tham gia ký hợp đồng phải có chữ ký điện tử có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật

• Thời gian ký kết và thực thi hợp đồng

• Phương thức ký hợp đồng: Việc ký kết hợp đồng trên cổng ký hợp đồng Online mà các bên đều có thể tự thực hiện hoàn toàn miễn phí.

• Phương thức lưu trữ: Ghi rõ cách thức lưu trữ hợp đồng điện tử (ví dụ: lưu trữ trên đám mây, lưu trữ trên thiết bị điện tử).

Quy trình ký hợp đồng điện tử và gửi hồ sơ cho đối tác Online tiết kiệm công sức và chi phí

6 ưu điểm của hợp đồng điện tử

Số hóa quy trình trong một tổ chức đang là xu thế tất yếu, và chuyển đổi ký kết hợp đồng truyền thống sang hợp đồng điện tử đang diễn ra và được các tổ chức doanh nghiệp áp dụng hiệu quả, điều này mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, có thể kế đến 6 ưu điểm như sau:

• Tiện lợi, nhanh chóng: Thay thế việc di chuyển, gặp gỡ trực tiếp: Hợp đồng điện tử giúp các bên ký kết giao dịch từ xa, bất kể vị trí địa lý, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
•  Tốc độ ký kết nhanh chóng: Chỉ với vài cú nhấp chuột, các bên có thể hoàn tất việc ký kết hợp đồng trong vài phút, so với hàng giờ hoặc thậm chí nhiều ngày đối với hợp đồng giấy.
•  Tự động hóa quy trình: Hợp đồng điện tử có thể được tích hợp với các phần mềm quản lý, tự động hóa quy trình tạo lập, lưu trữ và quản lý hợp đồng, nâng cao hiệu quả công việc.
•  Minh bạch, bảo mật: Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên các nền tảng đám mây uy tín, đảm bảo tính bảo mật cao, tránh thất lạc, hư hỏng so với hợp đồng giấy. Nhờ lưu trữ điện tử, việc theo dõi, truy xuất lịch sử hợp đồng, các phiên bản chỉnh sửa trở nên đơn giản và nhanh chóng. Việc sử dụng chữ ký số đảm bảo tính xác thực, tránh giả mạo, sửa đổi trái phép nội dung hợp đồng.

Trình ký hợp đồng điện tử từ nội bộ doanh nghiệp đến gửi hồ sơ cho đối tác ký trên VT Dsign và VT DPM của Vũ Thảo

•  Tiết kiệm chi phí và thời gian: Hợp đồng điện tử loại bỏ nhu cầu in ấn, vận chuyển hợp đồng giấy, tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp. Hợp đồng điện tử giúp giảm thiểu thủ tục giấy tờ, hồ sơ lưu trữ, giải phóng nguồn nhân lực cho các công việc quan trọng hơn.
•  Lưu trữ, tìm kiếm dễ dàng: Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên các nền tảng đám mây uy tín, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy cập từ mọi nơi, mọi thiết bị. Nhờ khả năng lưu trữ và quản lý bằng hệ thống điện tử, việc tìm kiếm hợp đồng theo các tiêu chí cụ thể trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Hợp đồng điện tử được lưu trữ an toàn trên đám mây, hạn chế tối đa nguy cơ thất lạc, hư hỏng so với hợp đồng giấy.

Ký kết hợp đồng điện tử và giao dịch cần lưu ý gì?

Thời đại kinh tế số, các tổ chức doanh nghiệp đã chuyển đổi từ giao dịch ký kết hồ sơ truyền thống sang nền tảng ký kết hợp đồng điện tử online, dễ dàng tiện lợi và tiết kiệm thời gian và công sức cho các công tác nhân sự. Bên cạnh đó tổ chức sử dụng hợp đồng điện tử cũng cần lưu ý những điều sau để tận dụng tối đa thế mạnh:

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tin cậy: Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hợp đồng điện tử. Đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ có các biện pháp bảo mật tiên tiến, đảm bảo an toàn cho thông tin và dữ liệu hợp đồng. Các đơn vị cung cấp chữ ký số trên thị trường hiện nay như FPT, VNPT, Viettel...

Bảo mật thông tin cá nhân và chữ ký số: Sử dụng thiết bị lưu chữ ký điện tử có độ bảo mật cao, để bảo vệ thiết bị khỏi các mối đe dọa mạng. Tạo mật khẩu mạnh, bảo mật 2 lớp 2FA, không sử dụng chung mật khẩu cho nhiều tài khoản và thay đổi mật khẩu thường xuyên.

Ký số hợp đồng điện tử miễn phí nhanh chóng, tích hợp tất cả ký số của các nhà cung cấp lớn trên VT Dsign

Quy trình ký hợp đồng điện tử cần được kiểm soát duy nhất trên 1 hệ thống

Các khâu trong quy trình soạn thảo và ký hợp đồng điện tử cần được thực hiện trên 1 cổng ký số hợp đồng Online, giúp nhân sự và các bên tham gia có thể thấy được sự minh bạch trong việc góp ý kiến trao đổi, bình luận, thay đổi các nội dung và điều khoản trong hợp đồng. Hệ thống trình ký Online này có sẵn trên phần mềm quản lý doanh nghiệp VT DPM, giúp tạo sự uy tín, nhất quán về thông tin hợp tác cho các bên tham gia ký hợp đồng điện tử.

Ký số hợp đồng điện tử và gửi cho đối tác bên ngoài dễ dàng kiểm soát trên VT DPM

Tính minh bạch và nhất quán trên hợp đồng điện tử được khép kín trên phần mềm quản lý doanh nghiệp VT DPM và ký số hợp đồng Online VT Dsign:

• Soạn thảo nội dung hợp đồng, điều khoản các bên tham gia đều có thể đóng góp ý kiến, điều chỉnh hợp đồng trên file duy nhất, thể hiện nội dung đã chỉnh sửa trước đó, đảm bảo tính nhất quán và toàn viện của hợp đồng điện tử.
• Trao đổi, bình luận, thương thảo điều chỉnh các điều khoản hợp đồng điện tử và đi đến thống nhất của các bên trước khi ký kết hoàn toàn Online. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, an toàn và bảo mật thông tin
• Ký hợp đồng điện tử miễn phí: Sau khi thống nhất, hợp động được ký trên VT DPM hoàn toàn miễn phí mà không cần tạo tài khoản, đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin, các bên tham gia ký kết hợp đồng chỉ cần có chữ ký số.

Hợp đồng điện tử được ký số, giúp nhân viên dễ thở và tiết kiệm thời gian trình ký

Các tổ chức chính phủ, doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp VT DPM, và cổng ký số hợp đồng điện tử miễn phí VT Dsign của Vũ Thảo Technology, đây là một tính năng quan trọng trong hầu hết các giao dịch, trao đổi hồ sơ hợp đồng, báo giá nghiệm thu giữa các tổ chức và doanh nghiệp với nhau. 

Cùng đăng ký và trải nghiệm ngay phần mềm quản trị doanh nghiệp, tích hợp ký hợp đồng điện tử miễn phí ngay hôm nay.

• Số điện thoại: 0901.170.659
• Email: lienhe@vuthao.com