Ký số, phê duyệt hợp đồng điện tử Online ngày càng ứng dụng nhanh chóng và mạnh mẽ vào các quy trình làm việc thường ngày. Trên phiên bản mới nhất của VT DPM (Digital Process Management) - số hóa quy trình nghiệp vụ, Vũ Thảo đã nâng cấp tính năng ký số này. Không những đáp ứng các yêu cầu ký số nội bộ, tính năng này còn gửi các văn bản, hợp đồng cho đối tác bên ngoài ký số mà vẫn đảm bảo tính pháp lý. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
 |
| Các doanh nghiệp áp dụng ký số online đã tăng hiệu suất lên đến 30%, tiết kiệm 47 giờ làm việc mỗi năm cho mỗi nhân viên |
Tại sao trình ký tài liệu, hợp đồng điện tử Online lại cần thiết với doanh nghiệp
Bắt đầu từ năm 2008, nhà nước đã bắt đầu đẩy mạnh sử dụng chữ ký số. Theo Báo cáo tình hình phát triển và ứng dụng chữ ký số tại Việt Nam năm 2019, 4 lĩnh vực được áp dụng nhiều nhất là thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội và chứng khoán. Đến tháng 3/2019, đã có 703753/711748 doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số với cơ quan thuế (Nguồn: Cổng thông tin điện tử chính phủ).
.png)
Việc áp dụng ký thủ công và sử dụng trình ký số có điểm gì khác biệt?
Chữ ký số đang trở nên quen thuộc và ứng dụng mạnh mẽ trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân. Nhiều doanh nghiệp bắt buộc phải thích nghi và thay đổi để theo kịp bước chân chuyển đổi số này.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số được doanh nghiệp áp dụng trong nhiều quy trình và tác vụ liên quan đến nội bộ, giao dịch bên ngoài. Một số hoạt động áp dụng chữ ký số:
- Ký hợp đồng và giao dịch điện tử
- Phê duyệt và trình ký nội bộ
- Xác thực giao dịch với cơ quan nhà nước
Chữ ký số Online thay thế chữ ký thường bằng tay và sử dụng trên các thiết bị điện tử. Khi sử dụng chữ ký số, các cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp sẽ được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý.
Đọc thêm bài viết: Trình ký số online nội bộ và bên ngoài miễn phí trên VT DPM
Chỉ có các đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực mới được cung cấp chữ số cho các doanh nghiệp sử dụng như VNPT, Viettel, FPT, Bkav, Newtel... Có 4 loại chữ ký số được sử dụng phổ biến hiện nay: USB Token, Smartcard (sử dụng sim điện thoại), HSM, chữ ký số từ xa (Remote Signature).
.png)
Định nghĩa chữ ký số là gì?
Doanh nghiệp áp dụng ký số như thế nào?
Khi giấy tờ, văn bản cần ký tá, người ký chỉ cần sử dụng loại chữ ký số mà doanh nghiệp áp dụng để ký trên một thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại. Tuy nhiên thực tế áp dụng tại doanh nghiệp lại nảy sinh một vấn đề về quy trình trình ký số.
Công ty có quy trình làm việc đơn giản, không qua nhiều cấp bậc xét duyệt ký tá thì có thể không cần phải quy trình hóa việc này. Mọi văn bản, hồ sơ ký tá có thể được thông báo qua email, tin nhắn một cách thủ công để trình và ký.
Tuy nhiên, quá trình trình ký thủ công, số hóa một nửa này về lâu về dài có những vấn đề bất cập về quản lý, vận hành.
- Tốn thời gian và công sức: Quy trình thủ công thường tốn nhiều thời gian và công sức hơn so với quy trình số hóa.
- Rủi ro về sai sót: Quy trình thủ công dễ gây ra sai sót, nhất là khi có nhiều bước và người tham gia.
- Khó quản lý và theo dõi: Quy trình thủ công khó quản lý và theo dõi, đặc biệt khi có nhiều người tham gia. Do đó, số hóa quy trình giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, giảm thiểu sai sót và tăng tính hiệu quả.
Để thực hiện một quy trình ký số hiệu quả và có tính áp dụng cho cả tổ chức, doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc. Các bước để đảm bảo việc ký số được thực hiện một cách hiệu quả:
 |
| Quy trình ký số hợp đồng điện tử của tổ chức và doanh nghiệp tiện lợi |
- Xác định mục tiêu và quy trình: Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu sử dụng ký số (ví dụ: ký hợp đồng, kê khai thuế, xác nhận giao dịch) và thiết lập quy trình cụ thể cho việc ký số.
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ về quy trình ký số và biết cách thực hiện nó.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm ký số để thực hiện việc ký số một cách hiệu quả.
- Kiểm tra và cải thiện: Thường xuyên kiểm tra quy trình và cải thiện nó nếu cần thiết.
Nhớ rằng việc tích hợp chữ ký số vào quy trình làm việc sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành nội bộ và đảm bảo tính chính xác, bảo mật của thông tin.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng các giải pháp trình ký số Online kết hợp số hóa quy trình?
Khi các doanh nghiệp áp dụng chữ ký số online vẫn chỉ đáp ứng được khâu phê duyệt giấy tờ, hợp đồng Online, doanh nghiệp cần tích hợp thêm số hóa quy trình toàn bộ Online 100%, một ví dụ điển hình cho việc phê duyệt hợp đồng và ký số Online của VT DPM được tiến hành như sau:
- Bước 1: Nhân viên khởi tạo hợp đồng Online trên VT DPM
- Bước 2: Soạn thảo và gửi phê duyệt cấp trên
- Bước 3: Gửi các phòng ban pháp chế, kế toán... nội bộ để xem xét điều khoản, nội dung, chỉnh sửa feedback trên Online
- Bước 4: Tiến hành phê duyệt cấp Giám đốc, và gửi đối tác đồng phê duyệt nội dung, điều khoản hợp đồng
- Bước 5: Tiến hành ký số phê duyệt Online giữa 2 bên. Tất cả khâu trao đổi, chỉnh sửa hợp đồng được lưu vết toàn bộ trên hệ thống Online, đảm bảo tính minh bạch, nhất quán trên một hợp đồng giữa nội bộ và đối tác. Tính năng tích hợp ký số toàn trình trên 1 hệ thống chỉ có trên VT DPM
.png)
Số hóa quy trình trình ký giúp doanh nghiệp xác định được ai ký, ký khi nào, thời hạn ký
Trong một số chiến lược chuyển đổi số toàn diện của các công ty như Hòa Phát, Petrolimex, Vietnam Airlines, Becamex.... Phần trình ký số là tác vụ diễn ra hằng ngày và có độ phức tạp cao. Qua nhiều cấp bậc, phòng ban, chi nhánh, công ty thành viên và tổng công ty với nhiều nhân viên phụ trách làm việc. Giải pháp đáp ứng nhu cầu khi điều chỉnh mô hình kinh doanh, lưu trữ dữ liệu, và sẵn sàng tích hợp mở rộng trong hệ sinh thái giải pháp số của doanh nghiệp.
Những lợi ích khi sử dụng các giải pháp số hóa quy trình đã tích hợp ký số
Việc kết hợp 2 giải pháp trong một như giải pháp VT DPM giúp doanh nghiệp giải quyết được nhiều painpoint trong quá trình vận hành làm việc. Các công việc trình ký được thiết lập logic và chuẩn quy trình phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng phòng ban, bộ phận, cấp bậc quản lý. Đặc biệt, các quy trình nghiệp vụ khác liên quan đến trình ký cũng được thể hiện rõ ràng trên giải pháp này, đưa ra tầm nhìn tổng quan cho nhà quản trị.
Vũ Thảo đã sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng miễn phí giải pháp trình ký số
Vũ Thảo điểm qua những lợi ích khi sử dụng giải pháp VT DPM kết hợp giữa số hóa quy trình và trình ký:
- Tăng tính hiệu quả và đồng nhất: không để tình trạng rối ren ai sẽ ký, ký khi nào, ai ký trước, ai ký sau. Doanh nghiệp thiết lập các quy trình làm việc từ đơn giản đến cực kỳ phức tạp, xử lý cả những quy trình không cần ký, lẫn quy trình ký số trên duy nhất một hệ thống. Theo dõi, tìm ra điểm tắc nghẽn, thực hiện trình ký tự động mọi lúc mọi nơi.
- Tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất: Các quy trình được tự động hoá giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực của nhân viên. Việc thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả giúp tăng cường hiệu suất làm việc tổ chức.
- Tăng tính linh hoạt và tiện lợi: Nhân viên có thể truy cập và thực hiện các tác vụ từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào, từ thiết bị di động hoặc máy tính cá nhân. Điều này tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và tiện lợi hơn.
- Giảm chi phí liên quan đến tài liệu giấy: VT DPM được xây dựng nền tảng điện toán đám mây (cloud) có khả năng lưu trữ cực lớn khối lượng dữ liệu, văn bản, hợp đồng mà vẫn đảm bảo độ an toàn bảo mật. Việc giảm bớt sử dụng tài liệu giấy và chuyển sang tài liệu điện tử không chỉ giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển mà còn góp phần vào mục tiêu bảo vệ môi trường của doanh nghiệp.
- Tăng cường trải nghiệm của khách hàng: Quá trình giao dịch trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn đối với khách hàng. Họ có thể hoàn thành các thủ tục một cách dễ dàng từ xa, không cần phải đến trực tiếp tại văn phòng, từ đó tạo ra một trải nghiệm dịch vụ tốt hơn và tăng cường mức độ hài lòng của khách hàng.
Trên là những hiểu biết mà doanh nghiệp cần có về quy trình trình ký số hiện nay. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho các quý đối tác, quý doanh nghiệp những thông tin bổ ích. Còn bất cứ thắc mắc nào, quý doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm demo miễn phí VT DPM tại đây hoặc để lại yêu cầu tư vấn cho đội ngũ chuyên gia luôn sẵn sàng của Vũ Thảo.
 |
| Nền tảng và hệ sinh thái công nghệ ứng dụng AI vào quản trị doanh nghiệp tổ chức của Vũ Thảo Technology |
Vũ Thảo Technology là đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số tốt nhất tại Việt Nam, đang phục vụ top 200 khách hàng có quy mô lớn như: tập đoàn Hoà Phát, hãng hàng không quốc gia Việt Nam - Vietnam Airlines, Petrolimex, tập đoàn EVN…
Vũ Thảo Technology còn có một hệ sinh thái đa dạng về các nền tảng quản trị doanh nghiệp, phù hợp mọi hoạt động, nghành nghề kinh doanh như:
- VT D-Office: Văn phòng điện tử không giấy
- VT DPM - Digital Process Management: Số hóa mọi hoạt động, quy trình của tổ chức
- VT DCM – Digital Content Management: Số hóa tài liệu tri thức, quản lý thư viện tổ chức
- VT Enterprise Portal: Cổng thông tin trao đổi giữa tập đoàn và các công ty thành viên, quản trị tổ chức toàn diện
- VT Dsign: Trình ký hồ sơ, gửi tài liệu hợp đồng online, có giá trị pháp lý
Chuyển đổi số là mục tiêu tối ưu quản trị, gia tăng doanh thu, đây là hành trình không có điểm kết thúc, Vũ Thảo sẽ là đối tác tin cậy để đồng hành cùng tổ chức, trong sứ mệnh thúc đẩy đổi mới sáng tạo và phát triển bền vững nhờ vào công nghệ, hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
- Số điện thoại: 0901.170.659