Tổng quan phần mềm quản lý hợp đồng VT Business Contracts

Tầm quan trọng khi soạn thảo hợp đồng kinh tế

Hợp đồng kinh tế có vai trò quan trọng trong kinh doanh, là công cụ pháp lý thiết yếu để bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan khi tham gia giao dịch, thúc đẩy giao dịch dòng tiền, tăng cường hợp tác và phát triển kinh tế, tạo dựng môi trường kinh doanh minh bạch. Khi soạn thảo hợp đồng kinh tế, người soạn thảo cần thể hiện rõ các yếu tố: chi tiết các điều kiện ràng buộc pháp lý, chi tiết các quyền lợi, chi tiết các điều kiện giao dịch, bồi hoàn và các điều khoản khác khi thực hiện.

Đọc thêm bài viết: Vua hầm Đèo Cả số hóa thành công giải pháp quản lý hợp đồng

Những rủi ro tiềm ẩn nếu không soạn thảo hợp đồng kinh tế rõ ràng

Hiện nay rất nhiều vụ kiện tụng, mâu thuẫn, xung đột xảy ra khi hợp tác không thành công, vì không soạn thảo và ký kết hợp đồng kinh tế, hoặc có ký kết nhưng điều khoản ràng buộc thiếu rõ ràng, minh bạch. Việc hợp tác không thành công xuất phát từ nhiều yếu tố như: khách hàng cũ, người quen giới thiệu, dễ dãi trong việc hợp tác, thiếu quy trình hợp tác, không nhìn thấy rủi ro, ý kiến chủ quan đánh giá soạn thảo hợp đồng kinh tế không cần thiết… Việc quản lý tốt rủi ro tốt nhất là cần phải soạn thảo hợp đồng ràng buộc các điều khoản pháp lý chi tiết, rõ ràng khi các bên tham gia hợp đồng cùng đồng ý và  thống nhất. Đây là căn cứ  vững chắc, là cán cân cho việc hợp tác bền vững và lâu dài, giải quyết xung đột hợp tình hợp lý khi xảy ra tranh chấp.

Soạn thảo hợp đồng là cán cân hợp tác hiệu quả và bền vững

Quy trình 3 bước soạn thảo hợp đồng kinh tế, phòng tránh rủi ro thấp nhất

Bước 1: Lên khung cấu trúc soạn thảo hợp đồng

Cấu trúc soạn thảo hợp đồng kinh tế là cách thức sắp xếp và trình bày các điều khoản, nội dung của hợp đồng một cách khoa học, logic và hợp lý. Cấu trúc hợp đồng có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp, hiệu lực và tính hiệu quả của hợp đồng, đồng thời góp phần bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.

• Tiêu đề: Nêu rõ tên hợp đồng và các bên tham gia.
• Lời mở đầu: Giới thiệu ngắn gọn về căn cứ mục đích, nội dung chính và các bên tham gia của hợp đồng.
• Nội dung hợp đồng: Bao gồm các điều khoản quy định chi tiết về nghĩa vụ, quyền lợi của các bên, điều khoản, điều kiện thực hiện giao dịch, giải quyết tranh chấp...
• Chữ ký và đóng dấu của đại diện các bên tham gia xác nhận hợp đồng.
• Phụ lục hợp đồng bao gồm các tài liệu bổ sung liên quan đến hợp đồng (nếu có).

Quy trình soạn thảo và ký kết hợp đồng trên phần mềm quản lý hợp đồng của Vũ Thảo

Bước 2: Chuẩn bị nội dung thông tin liên quan để soạn thảo hợp đồng

Xác định các bên liên quan tham gia hợp đồng gồm:

• Bên trực tiếp tham gia: Là các bên trực tiếp thực hiện nghĩa vụ và hưởng quyền lợi theo hợp đồng. Ví dụ: bên bán và bên mua trong hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Bên tham gia gián tiếp: Là các bên có quyền lợi hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, nhưng không trực tiếp thực hiện giao dịch. Ví dụ: bên bảo lãnh trong hợp đồng mua bán hàng hóa trả góp.

Xác định loại hợp đồng: Xác định loại hợp đồng phù hợp với mục đích giao dịch như: hợp đồng mua bán, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng thuê mướn,...

Xác định nội dung thực hiện hợp đồng gồm các đầu việc:

• Đối tượng thực hiện: Bên nào có nghĩa vụ thực hiện các công việc cụ thể theo hợp đồng. Ví dụ: trong hợp đồng mua bán hàng hóa, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và bên mua có nghĩa vụ thanh toán.
• Xác định nội dung công việc: Mô tả chi tiết các công việc mà các bên cần thực hiện theo hợp đồng. Cần nêu rõ các yêu cầu cụ thể về chất lượng, thời gian, địa điểm thực hiện công việc. Ví dụ: trong hợp đồng thi công xây dựng, cần nêu rõ các hạng mục công việc cần thi công, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian hoàn thành từng hạng mục và địa điểm thi công.
• Xác định nội dung thanh toán: Thu thập chi tiết thông tin giao dịch các bên trong hợp đồng gồm có: loại giao dịch tài sản, hàng hóa, tiền tệ, phương pháp thanh toán chuyển khoản, tiền mặt và kèm theo các điều kiện thanh toán. Cần nêu rõ các yêu cầu cụ thể về chất lượng, thời gian, địa điểm thực hiện công việc, kèm theo quyền lợi, trách nhiệm bảo hành, giải quyết khi có tranh chấp các bên.

Báo cáo thống kê hợp đồng điện tử ký mới

Xác định nghiệm thu và thanh lý : Mô tả chi tiết các công việc khi hoàn thành và sau khi hoàn thành mà các bên cần thực hiện theo hợp đồng, ở giai đoạn này cần phải lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng để làm bằng chứng cho các giao dịch.

• Nghiệm thu: Sau khi hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng, bên thực hiện nghĩa vụ (thường là bên bán hoặc bên cung cấp dịch vụ) sẽ thông báo cho bên thụ hưởng nghĩa vụ (thường là bên mua hoặc bên sử dụng dịch vụ) để tiến hành nghiệm thu.
• Thanh lý: Sau khi hoàn tất việc nghiệm thu và hai bên thống nhất kết quả, bên thụ hưởng nghĩa vụ sẽ thực hiện thanh toán cho bên thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận trong hợp đồng. 

Bước 3: Các điều khoản khác khi soạn thảo hợp đồng cần lưu ý

Các điều khoản khác trong hợp đồng là những điều khoản quy định các vấn đề cụ thể, chi tiết liên quan đến thực hiện công việc, giao dịch mà các bên tham gia hợp đồng chưa nêu rõ ở các điều khoản trước đó nhằm hoàn thiện nội dung cho hợp đồng, thay đổi thích ứng với hoàn cảnh nếu gặp tình huống không như mong đợi giữa các bên tham gia, cụ thể các thông tin khác cần thêm vào điều khoản khác nếu nội dung trong hợp đồng chưa đề cập đến gồm: 

• Quy định chi tiết về các điều kiện cần thiết để thực hiện giao dịch.

• Điều khoản về giải quyết tranh chấp, bồi hoàn phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

• Điều khoản về thời hạn và hiệu lực hợp đồng.

• Điều khoản về sửa đổi, bổ sung hợp đồng nếu có phát sinh.

• Điều khoản về thanh lý, chấm dứt hợp đồng khi hoàn thành hoặc không hoàn thành các nghĩa vụ của các bên.

Hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan giúp các bên soạn thảo điều khoản hợp đồng một cách rõ ràng, chi tiết, đảm bảo bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, thông tin điều khoản dựa trên pháp luật cũng giúp các bên dự đoán được những rủi ro tiềm ẩn trong giao dịch và đưa ra các biện pháp phòng ngừa phù hợp cho các bên tham gia vào thỏa thuận hợp tác.

Hợp đồng được soạn thảo trên cơ sở pháp luật sẽ có tính thuyết phục cao hơn, tạo sự tin tưởng, tăng cường tín nhiệm cao cho các bên tham gia. Việc thể hiện rõ ràng các quy định pháp luật trong hợp đồng cũng giúp giải quyết tranh chấp một cách hiệu quả và nhanh chóng nếu có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.

Các nội dung lưu ý khác

Để hợp đồng thực thi một cách hiệu quả, người soạn thảo hợp đồng cần chỉnh chu trong bố cục định dang, câu từ, điều khoản, các tài liệu liên quan kèm theo, để đảm bảo tính thực thi, nhất quán, và tính chuyên nghiệp như:

• Sử dụng các định dạng phù hợp như bảng biểu, sơ đồ để trình bày thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu.

• Đánh số thứ tự các điều khoản để dễ dàng theo dõi, thực thi

• Đính kèm các tài liệu cần thiết như bản kế hoạch, quy cách sản phẩm, dịch vụ, mô tả chi tiết thành phẩm,...

Soạn thảo, ký kết và quản lý hợp đồng trên VT Business Contracts

Phần mềm quản lý hợp đồng trên VT Business Contracts nâng cao hiệu quả kinh doanh

Đọc thêm bài viết: Tầm quan trọng của phần mềm quản lý hợp đồng

Khi hợp đồng kinh tế được ký kết sẽ đảm bảo yếu tố pháp lý, minh bạch, an toàn nó sẽ giúp cho các bên tham gia nâng cao sự uy tín cho nhau, tạo tinh thần, trách nhiệm, môi trường hợp tác phát triển bền vững. Hợp đồng kinh tế là căn cứ vững chắc cho mọi sự hợp tác và phát triển sau này của tổ chức, doanh nghiệp.