Becamex và chiến lược chuyển đổi số toàn diện
Thành lập từ năm 1976, Becamex là công ty phát triển bất động sản công nghiệp & đô thị hàng đầu cả nước, với 28 công ty thành viên, hơn 3000 nhân viên trên khắp cả nước. Trong suốt 3 thập kỷ, Becamex là đơn vị tiên phong trong quá trình công nghiệp hóa, đón đầu cuộc cách mạng Công nghiệp 4.0.
.jpg)
Becamex IDC là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực bất động sản
Thể hiện tầm nhìn xa cho sứ mệnh vươn tới sự phát triển bền vững, từ năm 2016, Becamex đã bắt đầu chiến lược chuyển đổi số toàn diện, thiết lập một hệ sinh thái đổi mới sáng tạo như sử dụng các giải pháp ERP (năm 2016), D-Office (năm 2018), thành lập trung tâm chuyển đổi số (năm 2020), thành lập trung tâm sản xuất thông minh (năm 2020)…
Tiến hành song song thực hiện chuyển đổi số các hoạt động hiện hữu: sản xuất kinh doanh, thúc đẩy văn hóa chuyển đổi số, tăng trải nghiệm khách hàng; và các hoạt động chuyển đổi mô hình kinh doanh: xây dựng hạ tầng dịch vụ số, nâng cấp hệ sinh thái công nghiệp truyền thống thành hệ sinh thái công nghiệp, khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo (Theo báo cáo của trung tâm chuyển đổi số Becamex 2022).
Đọc thêm bài viết: Phương pháp giải quyết mọi vấn đề trong doanh nghiệp
Thay đổi văn hóa tổ chức bằng dự án văn phòng số D-Office
Năm 2018, Becamex đã khởi động dự án chuyển đổi văn phòng truyền thống sang dạng văn phòng điện tử không giấy - eoffice. Đến nay, eoffice đã được nâng cấp thành D-Office với đầy đủ các tính năng mở rộng tích hợp hơn nhằm thúc đẩy văn hóa chuyển đổi số tại tổ chức. Xây dựng hệ văn phòng điện tử giúp Becamex giải quyết các bài toán vận hành tổ chức với các phân hệ quản lý về số hóa dữ liệu văn bản, số hóa quy trình làm việc, quản lý xe, quản lý hợp đồng, quản lý lịch công tác...
 |
|
D-Office giải pháp văn phòng số đang được Becamex IDC và các công ty thành viên sử dụng
|
Ngoài ra, hệ thống D-Office khi triển khai phải có khả năng mở rộng, tích hợp với các giải pháp số khác tạo thành hệ sinh thái liên tục đổi mới sáng tạo. Becamex với số lượng lớn nhân viên, các công ty thành viên trải dài khắp cả nước với các quy trình công việc phức tạp và đặc thù, một giải pháp D-Office toàn diện để giải quyết được nhu cầu vận hành văn phòng, cho phép đội ngũ IT tùy chỉnh nâng cấp khó mà có nhà cung cấp giải pháp nào đáp ứng được.
Trong suốt 5 năm qua, từ năm 2018 đến nay, Vũ Thảo Technology đã trở thành nhà cung cấp giải pháp văn phòng số digital office cho Becamex. Tổng công ty Becamex IDC là đơn vị đầu tiên triển khai hệ thống văn phòng tự động. Đến năm 2022 đã có hơn 20 công ty thành viên khác áp dụng D-Office vào vận hành.
Becamex gặp khó gì trước khi chuyển đổi sang văn phòng số
D-Office là giải pháp văn phòng số toàn diện, cho phép đẩy nhanh tiến trình ra quyết định, chuẩn hóa các quy trình làm việc, trao đổi thông tin, phê duyệt, quản lý văn bản đi đến cho Becamex. Trước khi áp dụng D-Office, Becamex phải đối diện với những vấn đề khó khăn về:
-
Theo dõi quản lý công việc, tiến độ của cán bộ nhân viên công ty.
-
Quản lý hồ sơ danh bạ nhân sự, quy trình làm việc và lịch công tác của cá nhân, đơn vị.
-
Quá trình phê duyệt qua các cấp bị chậm trễ, gián đoạn đặc biệt khi lãnh đạo không có ở công ty.
-
Tốn quá nhiều không gian lưu trữ hồ sơ giấy tờ, dữ liệu bị phân tán trên nhiều nền tảng gây thất thoát và khó quản lý.
-
Nhân viên không cập nhật nhanh chóng các quy định, chính sách, tin tức mới từ công ty.
Giải pháp D-Office Vũ Thảo cung cấp những tính năng gì?
Với sự mở rộng nhanh chóng cả về quy mô và nhân sự của Becamex, giải pháp D-Office là bước đi đúng đắn cho chiến lược phát triển bền vững mà Becamex hướng tới. Từ năm 2018, Becamex IDC đã áp dụng D-Office vào tổ chức.
 |
|
Giải pháp số văn phòng không giấy giúp Becamex số hóa toàn diện các hoạt động vận hành quản lý
|
Những điểm mạnh mà giải pháp số D-Office giúp Becamex giải được:
-
Phê duyệt và trình ký: Sử dụng trên mọi thiết bị có kết nối Internet, giúp nhân viên/ nhà quản trị dễ dàng theo dõi, nhận thông báo, đẩy nhanh tốc độ phê duyệt và trình ký mọi lúc mọi nơi.
-
Số hóa quy trình: D-Office giúp Becamex số hóa các quy trình làm việc từ đơn giản đến cực kỳ phức tạp bằng bộ công cụ tùy biến cho phép tùy chỉnh, thêm mới và mở rộng không giới hạn các quy trình sao cho phù hợp với đặc thù riêng của mỗi tổ chức như quản lý xe, quản lý tài sản, quản lý lịch công tác...
-
Quản lý công việc: Thể hiện chi tiết các đầu công việc có tham gia, nhận phân công với mức độ ưu tiên khác nhau với phần báo cáo, thống kê trực quan giúp cho các cấp quản lý theo dõi, đánh giá hiệu suất công việc.
-
Tập trung dữ liệu: Chuyển đổi các form giấy sang dạng eform, xây dựng phân hệ quản lý văn bản, hợp đồng, thư viện lưu trữ.
-
Quản lý nhân sự: danh bạ, hồ sơ nhân sự được quản lý theo từng đơn vị, phòng ban rõ ràng, có thêm các phân hệ quản lý chấm công, nghỉ phép và tính năng chia sẻ lịch làm việc giữa ban lãnh đạo, nhân viên với khách hàng, đối tác.
-
Văn hóa tổ chức: Cập nhật nhanh chóng thông tin tới cán bộ nhân viên thông qua trang mạng tin tức nội bộ.
-
Tùy chỉnh theo yêu cầu: Để đáp ứng các nhu cầu mở rộng, tích hợp hệ sinh thái, phần mềm khác, D-Office dễ dàng được đội ngũ IT của Becamex và Vũ Thảo Technology tùy chỉnh.
Kết quả mà Becamex đạt được sau khi sử dụng D-Office
Việc áp dụng D-Office vào tổ chức không hề dễ dàng, khi giải pháp này tác động không nhỏ đến thói quen làm việc của nhân viên và cách quản lý, phê duyệt của ban lãnh đạo. Yếu tố con người là điều kiện tiên quyết và quan trọng nhất để quá trình sử dụng D-Office thành công. Đặc biệt với quy mô doanh nghiệp với hàng ngàn nhân viên với trình độ tiếp cận và thích nghi với công nghệ khác nhau, Becamex đã đạt được nhiều kết quả khả quan sau quá trình từng bước đào tạo, thuyết phục cán bộ nhân viên thay đổi thói quen.
Một trong yếu tố quyết định đến sự thành công của giải pháp D-Office mang lại cho Becamex là sự kiên quyết của ban lãnh đạo công ty. Giai đoạn đầu khi bắt đầu áp dụng D-Office vào Becamex IDC, để giải pháp này đi vào hoạt động hiệu quả đã mất khoảng 1 năm từ khâu chuẩn hóa quy trình đến đào tạo, thay đổi hoàn toàn thói quen của nhân viên. Tuy nhiên sau khi triển khai cho các công ty thành viên khác chỉ mất khoảng 2 tháng, D-Office đã chuyển đổi thành công sang dạng văn phòng không giấy.
|
|
Giảm các chi phí hoạt động như lưu trữ, in ấn, giấy tờ, giúp tăng hiệu suất làm việc, số hóa quy trình
|
Theo ông Phạm Tuấn Anh, Giám đốc CĐS của Becamex cho biết: “Becamex IDC đã áp dụng hệ thống văn phòng điện tử, có thể tăng tốc độ xử lý một nhiệm vụ từ 5 - 7 lần và giảm chi phí hoạt động của một số lĩnh vực từ 50 - 70%”.
Một số kết quả khác mà Becamex đạt được khi áp dụng D-Office (theo khảo sát của Vũ Thảo Technology):
-
Giúp giảm thiểu thời gian phê duyệt từ 3.5 ngày trên một bước của quy trình xuống còn 0,5 ngày.
-
Mỗi tháng có hơn >5.000 hồ sơ giấy tờ được phê duyệt online.
-
Số hóa 100% giấy tờ phê duyệt Online trong năm 2021.
-
Số hóa gần 100 quy trình làm việc với gần 300 E-Form.
-
Triển khai thành công D-Office cho tổng công ty Becamex và 20 công ty thành viên (số liệu đến năm 2022).
Tổng kết
Là công ty hàng đầu cả nước trong lĩnh vực bất động sản công nghiệp & đô thị, Becamex đã thể hiện tầm nhìn dài hạn bằng cách đi đầu đón nhận cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4. Vũ Thảo Technology hân hạnh trở thành đơn vị đồng hành trên chặng đường số hóa của Becamex trong suốt 5 năm qua.
Giải pháp văn phòng số D-Office không chỉ tập trung vào việc cung cấp một môi trường làm việc hiện đại mà còn chú trọng đến việc nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên. Bằng cách liên tục cập nhật công nghệ mới nhất genAI, nâng cấp hệ thống số hóa quy trình, trình ký số online, tích hợp những ứng dụng mới phục vụ cho quá trình làm việc và quản trị, Becamex đã cùng với Vũ Thảo Technology liên tục đổi mới liên tục sáng tạo, xây dựng một nền tảng công nghệ, môi trường làm việc chuyên nghiệp để thích nghi, đón đầu, thu hút đầu tư và tăng trưởng bền vững.
 |
| Nền tảng và hệ sinh thái công nghệ ứng dụng AI vào quản trị doanh nghiệp tổ chức của Vũ Thảo Technology |
Vũ Thảo Technology là một công ty có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số tốt nhất tại Việt Nam, đang phục vụ top 200 khách hàng có quy mô lớn như: tập đoàn Hoà Phát, hãng hàng không quốc gia Việt Nam - Vietnam Airlines, Petrolimex, tập đoàn EVN…
Chuyển đổi số là mục tiêu tối ưu quản trị, gia tăng doanh thu, đây là hành trình không có điểm kết thúc, Vũ Thảo sẽ là đối tác tin cậy để đồng hành cùng tổ chức, trong sứ mệnh thúc đẩy đổi mới sáng tạo và phát triển bền vững nhờ vào công nghệ, hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
-
Số điện thoại: 0901.170.659