Theo báo cáo gần đây, 60,1% doanh nghiệp Việt Nam cho rằng chi phí là rào cản lớn nhất khi áp dụng công nghệ số. Tuy nhiên, việc đầu tư vào chuyển đổi số không chỉ là một khoản chi tiêu mà còn là một khoản đầu tư thông minh, mang lại lợi nhuận lâu dài.
Chuyển đổi số cần bao nhiêu tiền?
Khi bắt đầu quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều khoản chi phí khác nhau. Theo báo cáo của IDC, đầu tư vào chuyển đổi số toàn cầu dự kiến sẽ đạt 2,8 nghìn tỷ USD vào năm 2025, tăng trưởng với tốc độ trung bình hàng năm là 16,4% từ 2020 đến 2025. Ở Việt Nam, theo Bộ Thông tin và Truyền thông, tỷ lệ doanh nghiệp đầu tư vào chuyển đổi số đã tăng từ 17% năm 2018 lên 25% năm 2023, cho thấy xu hướng tích cực và nhận thức ngày càng cao về tầm quan trọng của chuyển đổi số.
Theo báo cáo của Chương trình chuyển đổi số Quốc gia, chi phí để chuyển đổi số là 1 – 3% doanh thu/năm của một doanh nghiệp. Mức trung bình của thế giới vào khoảng 2-3%. Ở một số nước như Singapore, tỷ lệ này có thể lên đến 4-5%. Mức trung bình của Việt Nam hiện nay đang là 0,3%.
Chi phí cho chuyển đổi số có sự khác biệt lớn giữa các quốc gia, phần lớn là do mức độ sẵn sàng về công nghệ, văn hóa doanh nghiệp, và chính sách hỗ trợ từ chính phủ. Ví dụ, ở Singapore, mức chi phí cho chuyển đổi số có thể lên tới 4-5% doanh thu hàng năm bởi quốc gia này có hệ sinh thái công nghệ phát triển và chính phủ luôn khuyến khích doanh nghiệp đầu tư mạnh mẽ vào số hóa. Trong khi đó, mức chi phí tại Việt Nam chỉ ở mức 0,3%, thấp hơn đáng kể so với mức trung bình toàn cầu là 2-3%. Điều này cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam nâng cao mức đầu tư vào chuyển đổi số nhằm bắt kịp các nước trong khu vực và trên thế giới. Các doanh nghiệp cần có chiến lược đầu tư dài hạn và hiệu quả hơn để không bị bỏ lại phía sau trong cuộc đua số hóa.
Các khoản chi phí chính khi chuyển đổi số
Trong tất cả các loại chi phí trong chuyển đổi số, mức chi cho các hoạt động an toàn, an ninh mạng cần dành ít nhất 10% mức chi. Đây là mức chi cần thiết để các hoạt động chuyển đổi từ môi trường thực sang môi trường số diễn ra an toàn, tạo tiền đề để chuyển đổi.
Đầu tư vào công nghệ và phần mềm
Khoản chi phí ban đầu lớn nhất. Doanh nghiệp cần đầu tư vào các hệ thống quản lý như ERP, CRM, DPM, các nền tảng thương mại điện tử, phần mềm quản lý sản xuất...
Một doanh nghiệp khi bắt đầu chuyển đổi số có thể đầu tư vào các giải pháp phần mềm số hóa quy trình làm việc DPM để quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Đào tạo nhân viên
Để nhân viên thích ứng và làm việc hiệu quả với các công nghệ mới, doanh nghiệp cần đầu tư vào các khóa đào tạo. Chi phí đào tạo phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng nhân viên cần đào tạo và loại hình công nghệ.
Cơ sở hạ tầng
Nâng cấp hệ thống mạng, máy chủ, bảo mật là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động ổn định của hệ thống. Tùy vào nhu cầu doanh nghiệp để có mức đầu tư cụ thể. Nếu doanh nghiệp muốn triển khai làm việc từ xa, cần đầu tư vào hệ thống mạng ổn định và các công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến.
Tư vấn và triển khai
Thuê các chuyên gia tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một chiến lược chuyển đổi số phù hợp và triển khai dự án một cách hiệu quả. Chi phí chuyển đổi số thường rất cao do nhiều yếu tố. Đầu tiên, công nghệ thay đổi liên tục buộc doanh nghiệp phải đầu tư không ngừng để cập nhật hệ thống. Thứ hai, quá trình chuyển đổi không chỉ dừng lại ở công nghệ mà còn liên quan đến việc thay đổiquy trình làm việc và văn hóa doanh nghiệp, gây ra chi phí ẩn. Cuối cùng, việc thiếu hụt nhân lực có kỹ năng số khiến doanh nghiệp phải chi trả khoản phí lớn cho việc tuyển dụng và đào tạo.
Đọc thêm: Nên sử dụng các giải pháp số đơn lẻ hay một giải pháp tổng thể để chuyển đổi số toàn diện
Cách tối ưu hóa chi phí chuyển đổi số
Chuyển đổi số không chỉ là một khoản đầu tư, mà còn là một dự án mang lại giá trị gia tăng. Khi triển khai chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xác định rõ những lợi ích cụ thể mà nó mang lại, như: tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả làm việc, mở ra thị trường mới. Đối với những giá trị vô hình, dài hạn, doanh nghiệp cần tìm cách lượng hóa để cócái nhìn toàn diện về hiệu quả của dự án. Chỉ khi giá trị thu về lớn hơn chi phí đầu tư, chuyển đổi số mới thực sự thành công.
Để tránh những rủi ro không đáng có, doanh nghiệp cần quản lý quá trình chuyển đổi số như một dự án đầu tư bài bản. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết, xác định rõ mục tiêu, phân bổ ngân sách hợp lý và đánh giá hiệu quả thường xuyên. Việc tính toán kỹ lưỡng giữa chi phí đầu tư và lợi ích thu về sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn.
Các hoạt động cần tiến hành từng bước một, không nên thay đổi tất cả cùng một lúc, hãy bắt đầu từ những việc đơn giản và quan trọng nhất. Song song với đó, doanh nghiệp cũng cần tính toán chi phí để đào tạo nhân sự, đây một khoản đầu tư lâu dài nhưng mang lại hiệu quả cao.
Chuyển đổi số thành công tạo ra bao nhiêu lợi nhuận?
Để đánh giá một cách toàn diện và chính xác hiệu quả của quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống các thước đo đa dạng và phù hợp với từng giai đoạn của quá trình. Dưới đây là một số thước đo quan trọng cùng với các ví dụ thực tế:
Thước đo đánh giá quá trình chuyển đổi số
Chuyển đổi số (CĐS) thành công khi tổ chức hoặc doanh nghiệp đạt được những kết quả rõ ràng từ việc áp dụng công nghệ số, bao gồm việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm khách hàng, và tạo ra các giá trị mới. Tuy nhiên, để đánh giá quá trình CĐS thành công, cần có những thước đo cụ thể. Dưới đây là một số thước đo chính:
Hiệu suất hoạt động: Đánh giá thông qua việc giảm thời gian, chi phí, và tài nguyên cần thiết cho các quy trình kinh doanh. Ví dụ: giảm thời gian xử lý đơn hàng, tăng hiệu suất sản xuất, hoặc cải thiện quản lý chuỗi cung ứng.
#. Siemens, tập đoàn công nghệ công nghiệp của Đức, đã triển khai chiến lược chuyển đổi số trên toàn cầu với việc áp dụng Internet of Things (IoT) và trí tuệ nhân tạo vào các nhà máy của mình. Nhờ vào nền tảng IoT MindSphere, Siemens kết nối các thiết bị sản xuất với nhau, thu thập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực để tối ưu hóa quy trình sản xuất. Kết quả là, Siemens giảm thời gian ngừng máy 30%, tăng hiệu suất sản xuất lên đến 10%, và tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể.
Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận: Đo lường sự gia tăng doanh thu hoặc lợi nhuận từ các sản phẩm, dịch vụ mới hoặc cải thiện quy trình kinh doanh.
#. Starbucks đã sử dụng phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo để cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng thông qua ứng dụng di động và chương trình khách hàng thân thiết. Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu từ các giao dịch của khách hàng, Starbucks đưa ra các đề xuất đồ uống và ưu đãi cá nhân hóa, từ đó tăng giá trị đơn hàng trung bình và tỷ lệ quay lại của khách hàng. Nhờ chiến lược này, Starbucks đã ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể về doanh thu và lợi nhuận, với doanh thu từ các giao dịch kỹ thuật số chiếm một phần ngày càng lớn trong tổng doanh thu.
Mức độ hài lòng của khách hàng: Sử dụng các chỉ số như Net Promoter Score (NPS), Customer Satisfaction Score (CSAT), hoặc mức độ giữ chân khách hàng để đo lường sự cải thiện trong trải nghiệm khách hàng.
#. Amazon nổi tiếng với việc sử dụng dữ liệu và công nghệ để cải thiện trải nghiệm khách hàng. Họ áp dụng hệ thống đề xuất sản phẩm dựa trên lịch sử mua hàng và tìm kiếm của khách hàng, cùng với hệ thống quản lý chuỗi cung ứng tiên tiến để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và chính xác. Nhờ vậy, Amazon không chỉ tăng doanh số mà còn nâng cao chỉ số hài lòng khách hàng, duy trì tỷ lệ giữ chân khách hàng cao và đạt được sự trung thành từ khách hàng trên toàn cầu.
Mức độ tương tác và trải nghiệm của nhân viên: Đánh giá thông qua việc tăng cường sự hài lòng và gắn kết của nhân viên, cũng như việc sử dụng các công cụ số để cải thiện quy trình làm việc.
#. Microsoft đã thay đổi cách làm việc nội bộ bằng cách áp dụng Microsoft Teams, một nền tảng cộng tác và giao tiếp số. Nhờ Teams, nhân viên Microsoft có thể làm việc từ xa, chia sẻ tài liệu và hợp tác trong thời gian thực, giúp tăng cường sự gắn kết và năng suất làm việc. Trong thời kỳ đại dịch COVID-19, sự chuyển đổi này đã giúp Microsoft duy trì hiệu suất làm việc cao và đảm bảo sự hài lòng của nhân viên, đồng thời chứng minh khả năng linh hoạt và thích ứng của công ty.
Đổi mới và phát triển sản phẩm: Thước đo sự thành công có thể bao gồm số lượng sản phẩm, dịch vụ mới được tung ra thị trường, hoặc mức độ cải tiến trong các sản phẩm hiện có nhờ vào công nghệ số.
#. Tesla không chỉ nổi tiếng về xe điện mà còn dẫn đầu trong việc tích hợp công nghệ số vào sản phẩm của mình. Tesla sử dụng cập nhật phần mềm qua mạng (OTA) để cải tiến các tính năng xe hơi, từ hiệu suất lái xe đến hệ thống giải trí và an toàn. Nhờ chiến lược này, Tesla liên tục cải tiến sản phẩm mà không cần khách hàng phải đến các trung tâm bảo hành, giúp tăng giá trị sản phẩm và duy trì sự hài lòng của khách hàng. Kết quả là Tesla liên tục dẫn đầu thị trường xe điện với các sản phẩm luôn được cập nhật công nghệ mới nhất.
Khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu: Đo lường khả năng và tốc độ ra quyết định thông qua việc sử dụng phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo.
#. Netflix sử dụng phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo để quyết định nội dung sản xuất và gợi ý phim cho người dùng. Bằng cách phân tích hàng tỷ giờ xem và tương tác của khách hàng, Netflix có thể dự đoán xu hướng và sở thích của người xem, từ đó sản xuất và phân phối nội dung phù hợp. Điều này không chỉ giúp Netflix tăng lượng người xem mà còn tối ưu hóa chi phí sản xuất nội dung, giúp tăng lợi nhuận một cách đáng kể.
Tăng cường an ninh mạng và tuân thủ quy định: Đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi số không làm giảm mức độ bảo mật của hệ thống và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ pháp lý.
#. JP Morgan Chase, một trong những ngân hàng lớn nhất thế giới, đã đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ bảo mật mạng để bảo vệ dữ liệu khách hàng. Ngân hàng này áp dụng trí tuệ nhân tạo và học máy để phát hiện và phản ứng với các mối đe dọa an ninh mạng theo thời gian thực. Kết quả là JP Morgan Chase đã giảm thiểu được các rủi ro từ các cuộc tấn công mạng, bảo vệ dữ liệu khách hàng và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý chặt chẽ về bảo mật thông tin.
Mức độ hoàn thành mục tiêu chiến lược: Đo lường tiến độ và mức độ hoàn thành các mục tiêu chiến lược đã đề ra trong kế hoạch chuyển đổi số.
#. Nike đã triển khai chiến lược chuyển đổi số nhằm cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng cường hiệu quả hoạt động. Họ phát triển ứng dụng Nike Training Club và Nike Running Club, giúp khách hàng có trải nghiệm tập luyện cá nhân hóa và kết nối với cộng đồng. Đồng thời, Nike cũng đầu tư vào thương mại điện tử và chuỗi cung ứng số hóa để tăng tốc độ giao hàng và giảm chi phí. Sau vài năm, Nike đã hoàn thành các mục tiêu chiến lược, với doanh thu từ kênh số tăng trưởng mạnh và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu, củng cố vị thế dẫn đầu của mình trong ngành thời trang thể thao.
Thành công của CĐS không chỉ nằm ở việc áp dụng công nghệ, mà còn ở việc thay đổi văn hóa tổ chức, quy trình làm việc, và cả tư duy lãnh đạo. Do đó, quá trình đánh giá cần toàn diện và phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Đọc thêm: Tại sao văn phòng số lại là giải pháp hàng đầu trong chiến lược chuyển đổi số?
Chuyển đổi số tạo ra lợi nhuận như thế nào?
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí thông qua tự động hóa và quản lý tài nguyên hiệu quả. Bằng cách sử dụng robot và phần mềm tự động hóa, các công việc thủ công được giảm thiểu, từ đó tiết kiệm chi phí lao động và giảm thiểu sai sót. Việc áp dụng phân tích dữ liệu trong quản lý chuỗi cung ứng giúp giảm tồn kho, cải thiện thời gian giao hàng và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
Đồng thời, chuyển đổi số nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua cá nhân hóa dịch vụ, tiếp cận khách hàng mới, và cải thiện chất lượng dịch vụ, từ đó tăng doanh thu và khả năng giữ chân khách hàng. Ngoài ra, chuyển đổi số mở ra các dòng doanh thu mới bằng cách phát triển sản phẩm, dịch vụ số và áp dụng các mô hình kinh doanh sáng tạo như đăng ký hoặc nền tảng số.
Việc sử dụng phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và dự báo xu hướng thị trường, từ đó tối ưu hóa chiến lược kinh doanh. Chuyển đổi số cũng rút ngắn thời gian ra mắt sản phẩm, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường. Khả năng hợp tác và linh hoạt làm việc được nâng cao nhờ các công cụ số hỗ trợ làm việc từ xa, giảm chi phí vận hành và tận dụng nguồn nhân lực toàn cầu. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng cạnh tranh và đạt được lợi nhuận bền vững.
Kết luận
Chuyển đổi số là một hành trình dài và đòi hỏi sự đầu tư lớn. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí và đạt được hiệu quả cao. Vũ Thảo Technology với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực chuyển đổi số, sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình này.
Vũ Thảo là đối tác nhiều năm liền trong chiến lược chuyển đổi số của các tập đoàn, doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam như Petrolimex, Vietnam Airlines, EVN, TTXVN, Hòa Phát, Kido, Techcombank... Xem chi tiết các casestudy chuyển đổi số.