Trong lĩnh vực bất động sản, việc đầu tư và phát triển các dự án lớn đòi hỏi quá trình quản lý phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và giám sát từng giai đoạn. Các công ty bất động sản phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình quản lý điều hành, đặc biệt là khi các dự án có quy mô lớn và phức tạp.
Becamex IJC và định hướng phát triển
Thành lập năm 2007, với hơn 15 năm phát triển, Becamex IJC đã trở thành một trong những công ty đầu tư phát triển dự án bất động sản hàng đầu Việt Nam. Từ 50+ dự án tiêu biểu và hơn 300 nhân sự, Becamex IJC tiếp tục tạo dựng những giá trị vững bền và thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội. Công ty sở hữu vốn điều lệ hơn 3.777 tỷ đồng và luôn định hướng phát triển bền vững với các dự án nhà ở, thương mại và hạ tầng.
Để nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu tăng cường tính minh bạch, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc, Becamex IJC đã quyết định hợp tác với Vũ Thảo Technology để triển khai hệ thống phần mềm quản lý dự án và số hóa quy trình DPM. Dự án này hướng tới mục tiêu số hóa quy trình quản lý và tự động hóa các công đoạn phức tạp trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Becamex IDC và quá trình chuyển đổi văn phòng số D-Office
Khó khăn quản lý dự án bất động sản của Becamex IJC
Becamex IJC gặp phải nhiều thách thức trong quá trình điều hành và quản lý các dự án bất động sản:
- Thiếu minh bạch và khó kiểm soát tiến độ: Quản lý một dự án bất động sản bao gồm nhiều giai đoạn như thiết kế, thi công, nghiệm thu... Việc cập nhật tiến độ thủ công hoặc trên nhiều nền tảng phân mảnh khiến cho thông tin dễ bị chồng chéo, gây khó khăn trong việc nắm bắt chính xác tình hình dự án.
- Quản lý chi phí và ngân sách phức tạp: Với các dự án lớn, việc kiểm soát ngân sách, chi phí phát sinh, thanh toán cho nhà thầu, và các khoản mục đầu tư khác là một thách thức lớn. Một sai lệch nhỏ trong quản lý chi phí có thể dẫn đến sự trượt giá đáng kể, ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng.
- Quản lý hợp đồng và nhà thầu: Các dự án bất động sản thường liên quan đến nhiều nhà thầu và đối tác. Việc quản lý hợp đồng, theo dõi tiến độ, và đảm bảo rằng các nhà thầu tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng là một quá trình phức tạp và dễ xảy ra sai sót nếu không có hệ thống quản lý chuyên nghiệp.
- Thiếu khả năng giám sát thời gian thực: Các nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc giám sát tình hình thực tế tại công trường hoặc từ xa. Thiếu khả năng này dễ dẫn đến việc ra quyết định không kịp thời hoặc không chính xác, ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
- Khó khăn trong báo cáo và ra quyết định: Báo cáo thường xuyên và chính xác là điều kiện cần để ra quyết định nhanh chóng. Tuy nhiên, việc thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau có thể mất thời gian và không đạt được độ chính xác mong muốn.
Giải pháp phần mềm quản lý dự án và số hóa quy trình DPM từ Vũ Thảo Technology
Để giải quyết những khó khăn trên, Becamex IJC đã quyết định triển khai hệ thống phần mềm với các hạng mục chính sau:
Phần Mềm Quản Lý Dự Án
Phần mềm quản lý dự án giúp Becamex IJC theo dõi và giám sát toàn bộ quy trình thực hiện dự án bất động sản từ đầu đến cuối:
- Quản lý thông tin dự án: Cập nhật và lưu trữ toàn bộ dữ liệu dự án trên một nền tảng chung, dễ dàng truy xuất và kiểm tra.
- Quản lý gói thầu và lựa chọn nhà cung cấp: Hỗ trợ quy trình đấu thầu và lựa chọn nhà cung cấp minh bạch và hiệu quả.
- Quản lý hợp đồng và thanh toán: Theo dõi tình trạng hợp đồng, các khoản tạm ứng và thanh toán để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ thời hạn.
- Cảnh báo hết hạn và báo cáo tiến độ: Hệ thống tự động cảnh báo khi sắp đến thời hạn hoàn thành hoặc khi hợp đồng cần gia hạn, đồng thời cung cấp các báo cáo tiến độ theo thời gian thực.
Giải pháp số hóa quy trình - DPM
Hệ thống số hóa quy trình DPM cho phép Becamex IJC tối ưu hóa và tự động hóa quy trình quản lý công việc:
- Quản lý quy trình: Hỗ trợ thiết lập các quy trình làm việc chuẩn hóa, giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện.
- Tích hợp với eOffice: Kết nối từng bước quy trình với các biểu mẫu có sẵn trên hệ thống eOffice, đảm bảo tính liền mạch trong quy trình.
- Thiết lập biểu mẫu tự động: Tự động chuyển giao các biểu mẫu hoàn thành từ bước này sang bước tiếp theo mà không cần thao tác thủ công.
- Cung cấp API để khởi tạo quy trình: Hỗ trợ tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái của doanh nghiệp.
Lợi Ích của Giải Pháp Quản Lý Dự Án và DPM Số hóa quy trình
Việc áp dụng phần mềm quản lý dự án và số hóa quy trình DPM không chỉ giúp Becamex IJC giải quyết các khó khăn hiện tại mà còn mang lại những lợi ích to lớn trong dài hạn:
- Tăng cường tính minh bạch và chính xác trong quản lý thông tin dự án và hợp đồng.
- Giảm thiểu thời gian và chi phí nhờ tự động hóa các công việc thủ công và cải thiện hiệu suất làm việc.
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng với hệ thống báo cáo thời gian thực và dữ liệu minh bạch.
- Tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban và các bên liên quan, đảm bảo tiến độ dự án không bị gián đoạn.
Việc ứng dụng các phần mềm quản lý dự án và số hóa quy trình DPM không chỉ giúp Becamex IJC tháo gỡ những khó khăn trong quá trình quản lý điều hành mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Đầu tư vào công nghệ quản lý thông minh là một bước đi cần thiết để tối ưu hóa chi phí, kiểm soát tiến độ và nâng cao khả năng phản ứng với những biến động trong quá trình thực hiện dự án.
Các doanh nghiệp bất động sản có đang gặp bài toán tương tự như Becamex, hãy bắt đầu hành trình số hóa cùng Vũ Thảo Technology tại đây!